La fonctionnalité Liste d'attente

A quoi sert la fonctionnalité Liste d’attente ?

La liste d’attente patient vous permet de noter de manière organisée, dans votre agenda, tous les patients qui aimeraient prendre rendez-vous avec vous mais qui n’ont pas trouvé de créneau qui leur convient.

À quoi ai-je accès en fonction de mon abonnement ?

Tous les praticiens ayant activé l’agenda en ligne bénéficient de la fonctionnalité Liste d’attente. Cependant, certaines options ne sont disponibles qu’en fonction de votre abonnement.

En tant que praticien avec un abonnement Basic, vous n’avez pas accès à l’ensemble des fonctionnalités. Vous pouvez uniquement ajouter manuellement des patients à votre liste d’attente. Les patients ne peuvent pas s’y inscrire eux-mêmes lors de la prise de rendez-vous en ligne. Si vous souhaitez toutefois activer la fonctionnalité complète, vous pouvez nous contacter à l’adresse care@doctoranytime.be.

En tant que praticien disposant d’un abonnement Essentiel ou Premium, vous pouvez à la fois ajouter manuellement des patients et leur permettre de rejoindre la liste d’attente lors de la prise de rendez-vous en ligne.

La fonctionnalité sera proposée aux patients dans deux cas :

• Lorsque vous n’avez plus de disponibilités en ligne.

• Lorsqu’un patient prend rendez-vous dans X jours.

Le second cas vous permet de proposer la liste d’attente aux patients qui auraient préféré un rendez-vous plus tôt que celui qu’ils ont réservé. Vous pouvez choisir si cette option s’applique à tous les patients prenant rendez-vous ou uniquement à ceux qui n’ont trouvé qu’un créneau plus tardif (ex. leur proposer de rejoindre la liste d'attente seulement s'ils ont trouvé un rendez-vous dans plus de 7 jours, pas s'ils ont trouvé un créneau avant).

Où trouver la fonctionnalité Liste d’attente ?

La fonctionnalité de liste d’attente est disponible en haut à droite de votre agenda. Cliquez sur le bouton Liste d’attente. Si vous n’avez pas encore de patients inscrits à la liste d’attente, vous verrez l’écran suivant :

Voici à quoi cela ressemble quand il y a des patients dans la liste d’attente :

Comment créer un patient manuellement dans la liste d’attente ?

Pour tous les praticiens Doctoranytime Pro, un patient qui vous contacte par téléphone ou tout autre moyen en dehors de la prise de rendez-vous en ligne pourra rejoindre la liste d’attente si vous l’ajoutez manuellement. 

Vous pouvez créer un patient dans la liste d’attente dans la section Liste d’attente, disponible en haut à droite de votre agenda, en cliquant ensuite sur le bouton “Ajouter un patient”. Il vous sera demandé de compléter les données du patient. Si un patient existe déjà avec ce nom, Doctoranytime vous proposera de compléter automatiquement les coordonnées du patient.

⚠️ Point d’attention : assurez-vous bien de compléter son adresse email, car sans celle-ci il ne sera pas notifié si un nouveau créneau se libère.

Vous serez ensuite invité(e) à compléter le lieu de consultation où le patient souhaiterait obtenir une consultation et le type de consultation. La sélection du type de consultation (ce n’est qu’après la sélection du cabinet que le type de consultation peut être sélectionné) est très importante car cela définit le temps nécessaire pour la consultation. Uniquement les patients ayant un type de consultation correspondant à la nouvelle durée disponible (suite à une annulation ou à l’ouverture d’un nouveau créneau) seront notifiés. Vous pouvez également spécifier le jour de disponibilité préféré par le patient, une priorité dans la liste d’attente et des notes supplémentaires. Ces dernières ne sont pas visibles par le patient.

Une fois enregistré, vous aurez une vue de tous les patients dans la liste d’attente.

Vous pouvez à tout moment modifier les informations encodées ou supprimer le patient de la liste d’attente.

Comment un patient peut-il rejoindre lui-même la liste d’attente ?

Pour tous les praticiens bénéficiant de notre solution Essentiel et Premium, un patient peut également rejoindre lui-même la liste d'attente lors de la prise de rendez-vous dans deux cas :

• Vous n’avez plus de disponibilités en ligne.

• Le patient a pris un rendez-vous mais un créneau antérieur lui conviendrait mieux (vous pouvez définir plus en détail quand la fonctionnalité est proposée, dans les pramétrages de votre agenda, voir Comment paramétrer la fonctionnalité ? ci-dessus)

  Voici à quoi ressemble l'invitation à rejoindre la liste d'attente à la fin du processus de prise de rendez-vous:

Un patient s'étant inscrit lui-même se retrouvera avec toutes ses informations ainsi que ses disponibilités directement dans votre liste d'attente. Il sera automatique noté comme ayant une priorité moyenne.

Comment créer des rendez-vous à partir de la liste d’attente ?

Pour les praticiens avec tous les packages, il est toujours possible de planifier un rendez-vous à partir de la liste d’attente en cliquant à droite d’une fiche sur les 3 petits points. Ensuite, le bouton planifier ouvrira l’onglet de création de rendez-vous habituel. Vous pouvez facilement retrouver un créneau disponible en cliquant sur le toggle Afficher les disponibilités.

Pour les praticiens Essentiel et Premium, tout nouveau créneau (annulation d’un rendez-vous ou création d’un nouveau créneau) peut générer l’envoi d’une notification au patient, pour autant que le créneau corresponde aux disponibilités partagées par le patient. Si aucune disponibilité n’a été ajoutée dans la liste d’attente pour un patient, il est considéré qu'il est disponible tous les jours et recevra donc une notification dès qu'un créneau ce libère.

S’organiser dans la liste d’attente

Vous pouvez facilement filtrer les résultats de différentes manières :

• Avec la barre de recherche vous permettant de rechercher le nom d’un patient, d’un cabinet ou d’un type de consultation.

• Vous pouvez également filtrer sur le(s) jour(s) au(x)quel(s) le patient a dit qu’il était disponible.

• Un filtre sur le cabinet est également disponible pour les praticiens ayant plusieurs lieux de consultation.

• Enfin, les priorités permettent d’avoir une vue claire sur les personnes à recontacter en premier si une nouvelle disponibilité s’ouvre.

La liste d’attente supprime automatiquement les patients dans 2 cas :

• Premièrement, si vous avez planifié un rendez-vous pour le patient à partir de l’onglet liste d’attente. (Plus d’informations sous le point ci-dessus Comment créer un rendez-vous à partir de la liste d’attente).

• Deuxièmement, après X jours, le patient sera également supprimé de la liste d’attente automatiquement. Ceci dépend de votre paramétrage (pour plus d’informations sur le paramétrage, rendez-vous dans la section Comment paramétrer la fonctionnalité).

Comment paramétrer la fonctionnalité ?

Vous pouvez trouver les paramètres de cette fonctionnalité dans votre agenda, dans le menu situé en haut à droite, sous Paramètres. Cliquez ensuite sur l’onglet Liste d’attente.

L’option Donnez accès à la liste d’attente en fonction de la date du rendez-vous est utile uniquement pour les praticiens disposant d’un abonnement Essentiel ou Premium.
Elle vous permet de décider à quel moment les patients ayant déjà un rendez-vous peuvent rejoindre la liste d’attente. Par défaut, seuls les patients dont le rendez-vous est prévu dans plus de 7 jours peuvent s’y inscrire, cela signifie qu’un patient ayant déjà trouvé un rendez-vous pour le lendemain ne pourra pas le faire.

Le paramètre Date d’expiration de la liste d’attente est important pour tous les abonnements et vous aide à garder votre espace de travail organisé. Vous pouvez y définir le nombre de jours après lesquels les patients seront automatiquement supprimés de la liste d’attente (14 jours par défaut).

Pour toute question n'hésitez pas à nous contacter via la chat en bas à droite de votre compte ou via l'adresse email de support care@doctoranytime.be.