Waarvoor dient de functie Wachtlijst?
De patiënten wachtlijst laat u toe om op een georganiseerde manier in uw agenda alle patiënten bij te houden die een afspraak met u willen maken, maar geen geschikt tijdslot hebben gevonden.
Waar vindt u de functie Wachtlijst?
De functie wachtlijst is beschikbaar rechtsboven in uw agenda. Klik op de knop Wachtlijst. Als er nog geen patiënten op de wachtlijst staan, ziet u het volgende scherm:
De functie ziet er als volgt uit wanneer er wel patiënten op de wachtlijst staan:
Hoe stelt u de functie in?
De instellingen van de functie vindt u in uw agenda, in het menu rechtsboven, onder Instellingen. Klik vervolgens op het tabblad Wachtlijst.
Als zorgverlener met een Basic-abonnement heeft u geen toegang tot de volledige functie. U kan dus enkel zelf patiënten in de wachtlijst invoeren. Hierdoor beschikt u slechts over één instelling, namelijk het bepalen na hoeveel tijd een patiënt automatisch uit de wachtlijst verwijderd wordt. Met een Basic-abonnement is het dus niet mogelijk dat patiënten zichzelf inschrijven tijdens het online boekingsproces. Indien u toch de volledige functie wenst te activeren, kan u ons contacteren via care@doctoranytime.be.
Als zorgverlener met een Essential of Premium-abonnement, heeft u zowel de mogelijkheid om patiënten handmatig in te voeren als hen toe te laten zich in te schrijven op de wachtlijst tijdens het maken van een online afspraak. Deze optie kan worden uitgeschakeld door te klikken op de toggle Patiënten toestaan zich op de wachtlijst in te schrijven. Wanneer deze grijs is, is de functie uitgeschakeld en kunnen patiënten zich niet meer inschrijven.
Bij het online boeken, wordt de functie aan patiënten voorgesteld in twee gevallen:
- Indien u geen online beschikbaarheden meer heeft.
- Indien een patiënt een afspraak maakt binnen X dagen. Dit tweede geval maakt het mogelijk om de wachtlijst alleen voor te stellen aan patiënten die een eerdere afspraak hadden gewild dan de geplande afspraak. De zorgverlener kan zelf bepalen of de functie wordt voorgesteld aan iedereen die een afspraak maakt binnen een week, of dat een langere termijn gewenst is. Deze instelling vindt u onder Geef de toegang tot de wachtlijst op basis van de afspraakdatum, en dit tot maximum 6 weken.
Ten slotte kan u, om uw werkruimte overzichtelijk te houden, een aantal weken definiëren waarna de patiënt automatisch van de wachtlijst wordt verwijderd.
Hoe voegt u een patiënt toe aan de wachtlijst?
U kan een patiënt toevoegen via de sectie Wachtlijst, beschikbaar rechtsboven in uw agenda, door te klikken op de knop Een patiënt toevoegen. U wordt gevraagd de gegevens van de patiënt in te vullen. Als er al een patiënt met die naam bestaat, stelt Doctoranytime voor om de gegevens automatisch aan te vullen.
⚠️ Let op: vul zeker het e-mailadres van de patiënt in, want zonder dit adres wordt de patiënt niet verwittigd wanneer er een nieuw tijdslot vrijkomt.
Daarna wordt u gevraagd de praktijk te selecteren waar de patiënt een afspraak wil, evenals het type consultatie. Het type consultatie (dit kan pas worden geselecteerd nadat de praktijk is gekozen) is zeer belangrijk, want dit bepaalt de benodigde tijd. Alleen patiënten met een consultatietype dat overeenkomt met de nieuwe beschikbare duur (na een annulering of opening van een nieuw tijdslot) worden verwittigd. U kan ook de gewenste dag van beschikbaarheid van de patiënt aangeven, een prioriteit in de wachtlijst en extra notities toevoegen (niet zichtbaar voor de patiënt).
Eens opgeslagen, krijgt u een overzicht van alle patiënten op de wachtlijst.
U kan op elk moment de ingevoerde gegevens wijzigen of de patiënt uit de wachtlijst verwijderen.
Zich organiseren in de wachtlijst
U kan de resultaten gemakkelijk filteren op verschillende manieren:
- Via de zoekbalk om een patiëntnaam, praktijk of type consultatie te vinden.
- Door te filteren op de dag(en) waarop de patiënt beschikbaar is.
- Een filter op basis van de praktijk is ook beschikbaar voor zorgverleners met meerdere praktijkadressen.
- Ten slotte geven de prioriteiten een duidelijk overzicht van wie het eerst moet worden gecontacteerd als er een nieuwe beschikbaarheid opent.
De wachtlijst verwijdert automatisch patiënten in twee gevallen:
- Wanneer u een afspraak hebt ingepland voor de patiënt vanuit het tabblad Wachtlijst. (Meer info hieronder: Hoe een afspraak maken vanuit de wachtlijst).
- Na X dagen wordt de patiënt automatisch van de wachtlijst verwijderd. Dit hangt af van uw instellingen (zie Hoe stelt u de functie in? hierboven).
Hoe een afspraak maken vanuit de wachtlijst?
Voor zorgverleners met een Essential- of Premium-pakket kan elk nieuw tijdslot (annulering van een afspraak of aanmaak van een nieuw open slot) een melding naar de patiënt sturen, op voorwaarde dat het tijdslot overeenkomt met de beschikbaarheden die de patiënt heeft opgegeven.
Als er geen beschikbaarheid is toegevoegd voor een patiënt, wordt aangenomen dat hij/zij elke dag beschikbaar is en zal dus een melding ontvangen zodra er een tijdslot vrijkomt.
Voor alle abonnementen blijft het mogelijk een afspraak te plannen vanuit de wachtlijst door rechts van een fiche op de drie puntjes te klikken. Vervolgens opent de knop Plan het gebruikelijke tabblad voor het maken van een afspraak. U kan gemakkelijk een beschikbaar slot vinden door te klikken op de toggle Beschikbaarheid tonen.
Hoe kan een patiënt zich inschrijven op de wachtlijst?
Voor alle Doctoranytime Pro zorgverleners geldt: een patiënt die u telefonisch of via een ander kanaal buiten het online afsprakensysteem contacteert, kan aan de wachtlijst worden toegevoegd als u hem/haar handmatig toevoegt (zie Hoe voegt u een patiënt toe aan de wachtlijst). Als u geen toegang hebt tot de functie maar er gebruik van wenst te maken, contacteer dan de support via care@doctoranytime.be.
Voor alle artsen met onze Essential- en Premium-abonnementen geldt: een patiënt kan zich ook inschrijven tijdens het maken van een afspraak in twee gevallen:
- U hebt geen online beschikbaarheden meer.
- De patiënt heeft een afspraak geboekt maar een eerder tijdslot zou hem/haar beter passen (dit kunt u gedetailleerder instellen in uw agenda-instellingen, zie Hoe stelt u de functie in? hierboven).
Zo ziet de uitnodiging eruit om zich in te schrijven op de wachtlijst aan het einde van het boekingsproces:
Voor vragen kan u ons steeds contacteren via de chat rechtsonder in uw account of via het supportadres care@doctoranytime.be.