A quoi sert la fonctionnalité Liste d’attente ?
La liste d’attente patient vous permet de noter de manière organisée, dans votre agenda, tous les patients qui aimeraient prendre rendez-vous avec vous mais qui n’ont pas trouvé de créneau qui leur convient.
Où trouver la fonctionnalité Liste d’attente ?
La fonctionnalité de liste d’attente est disponible en haut à droite de votre agenda. Cliquez sur le bouton Liste d’attente. Si vous n’avez pas encore de patients inscrits à la liste d’attente, vous verrez l’écran suivant :
Voici à quoi cela ressemble quand il y a des patients dans la liste d’attente :
Comment paramétrer la fonctionnalité ?
Les paramètres de la fonctionnalité se trouvent dans votre agenda, dans le menu en haut à droite, sous Paramètres. Ensuite, cliquez sur l’onglet Liste d’attente.
En tant que praticien payant Basic, vous n’avez pas accès à la fonctionnalité complète. Par conséquent, vous ne pouvez qu’encoder des patients dans la liste d’attente vous-même. Les patients ne peuvent donc pas s’y inscrire eux-mêmes lors du processus de prise de rendez-vous. Si toutefois vous désirez activer l’entièreté de la fonctionnalité, vous pouvez nous contacter via care@doctoranytime.be.
En tant que praticiens avec un package payant Essentiel et Premium, vous avez tant la possibilité d’encoder les patients manuellement que de leur permettre de rejoindre la liste d’attente lors de la prise de rendez-vous en ligne. Cette dernière peut être désactivée en cliquant sur le “toggle” Autoriser les patients à s’inscrire sur la liste d’attente. Quand celui-ci est gris, la fonctionnalité est désactivée et les patients ne peuvent plus s’inscrire.
La fonctionnalité sera proposée dans deux cas aux patients :
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Si vous n’avez plus de disponibilités en ligne.
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Si un patient prend rendez-vous dans X jours. Ce dernier cas permet de proposer la liste d’attente uniquement aux patients qui auraient aimé un rendez-vous plus tôt que le rendez-vous pris. Le praticien peut lui-même définir si la fonctionnalité est proposée pour toute personne ayant pris un rendez-vous pour dans une semaine ou si un délai plus long est préféré. Ce paramétrage se fait sous Donnez accès à la liste d’attente en fonction de la date du rendez-vous et va jusqu’à 6 semaines.
Enfin, afin de garder votre espace de travail propre, vous pouvez définir un certain nombre de semaines après lesquelles le patient sera automatiquement supprimé de la liste d’attente.
Comment créer un patient dans la liste d’attente ?
Vous pouvez créer un patient dans la liste d’attente dans la section Liste d’attente, disponible en haut à droite de votre agenda, en cliquant ensuite sur le bouton “Ajouter un patient”. Il vous sera demandé de compléter les données du patient. Si un patient existe déjà avec ce nom, Doctoranytime vous proposera de compléter automatiquement les coordonnées du patient.
Point d’attention : assurez-vous bien de compléter son adresse email, car sans celle-ci il ne sera pas notifié si un nouveau créneau se libère.
Vous serez ensuite invité(e) à compléter le lieu de consultation où le patient souhaiterait obtenir une consultation et le type de consultation. La sélection du type de consultation (ce n’est qu’après la sélection du cabinet que le type de consultation peut être sélectionné) est très importante car cela définit le temps nécessaire pour la consultation. Uniquement les patients ayant un type de consultation correspondant à la nouvelle durée disponible (suite à une annulation ou à l’ouverture d’un nouveau créneau) seront notifiés. Vous pouvez également spécifier le jour de disponibilité préféré par le patient, une priorité dans la liste d’attente et des notes supplémentaires. Ces dernières ne sont pas visibles par le patient.
Une fois enregistré, vous aurez une vue de tous les patients dans la liste d’attente.
Vous pouvez à tout moment modifier les informations encodées ou supprimer le patient de la liste d’attente.
S’organiser dans la liste d’attente
Vous pouvez facilement filtrer les résultats de différentes manières :
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Avec la barre de recherche vous permettant de rechercher le nom d’un patient, d’un cabinet ou d’un type de consultation.
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Vous pouvez également filtrer sur le(s) jour(s) au(x)quel(s) le patient a dit qu’il était disponible.
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Un filtre sur le cabinet est également disponible pour les praticiens ayant plusieurs lieux de consultation.
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Enfin, les priorités permettent d’avoir une vue claire sur les personnes à recontacter en premier si une nouvelle disponibilité s’ouvre.
La liste d’attente supprime automatiquement les patients dans 2 cas :
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Premièrement, si vous avez planifié un rendez-vous pour le patient à partir de l’onglet liste d’attente. (Plus d’informations sous le point ci-dessous Comment créer un rendez-vous à partir de la liste d’attente).
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Deuxièmement, après X jours, le patient sera également supprimé de la liste d’attente automatiquement. Ceci dépend de votre paramétrage (pour plus d’informations sur le paramétrage, rendez-vous dans la section Comment paramétrer la fonctionnalité).
Comment créer des rendez-vous à partir de la liste d’attente ?
Pour les praticiens Essentiel et Premium, tout nouveau créneau (annulation d’un rendez-vous ou création d’un nouveau créneau) peut générer l’envoi d’une notification au patient, pour autant que le créneau corresponde aux disponibilités partagées par le patient.
Si aucune disponibilité n’a été ajoutée dans la liste d’attente pour un patient, il est considéré qu'il est disponible tous les jours et recevra donc une notification dès qu'un créneau ce libère.
Pour les praticiens avec tous les packages, il est toujours possible de planifier un rendez-vous à partir de la liste d’attente en cliquant à droite d’une fiche sur les 3 petits points. Ensuite, le bouton planifier ouvrira l’onglet de création de rendez-vous habituel. Vous pouvez facilement retrouver un créneau disponible en cliquant sur le toggle Afficher les disponibilités.
Comment un patient peut-il rejoindre la liste d’attente ?
Pour tous les praticiens Doctoranytime Pro, un patient qui vous contacte par téléphone ou tout autre moyen en dehors de la prise de rendez-vous en ligne pourra rejoindre la liste d’attente si vous l’ajoutez manuellement (voir Comment créer un patient dans la liste d’attente). Si vous n’avez pas accès à la fonctionnalité mais souhaitez en bénéficier, veuillez contacter le support via care@doctoranytime.be.
Pour tous les praticiens bénéficiant de notre solution Essentiel et Premium, un patient peut également rejoindre la liste lors de la prise de rendez-vous dans deux cas :
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Vous n’avez plus de disponibilités en ligne.
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Le patient a pris un rendez-vous mais un créneau antérieur lui conviendrait mieux (vous pouvez définir plus en détail quand la fonctionnalité est proposée, dans les pramétrages de votre agenda, voir Comment paramétrer la fonctionnalité ? ci-dessus)
Voici à quoi ressemble l'invitation à rejoindre la liste d'attente à la fin du processus de prise de rendez-vous:
Pour toute question n'hésitez pas à nous contacter via la chat en bas à droite de votre compte ou via l'adresse email de support care@doctoranytime.be.